GASによる自動通知システムの運用マニュアルとして作成した実例をもとに、汎用テンプレート化した作業者向け手順書です。日次〜月次で発生する定型業務（請求データ収集・勤怠督促・請求書発行）を、作業者目線で完全に可視化しています。
設計思想
このマニュアルの核は、非エンジニアでも迷わず運用に入れる仕組みです。Noticeメールを受け取った瞬間から「次に何をすべきか」だけに焦点を絞り、複数人・複数拠点での引き継ぎに耐える構造にしています。
本文サンプル
| 窓 | 役割 |
|---|---|
| Gmail | 「今日何をすべきか」を受け取る／実際の依頼メールを送る |
| スプレッドシート（タスク実績） | 「何が来るか」を確認する／「終わった」を記録する |
GASやApps Scriptは裏側で動くだけで、日々の作業では一切開きません。
この段階では作業は不要です。今月ぶんの予定表ができたという「お知らせ」です。
| # | ツール | 操作 |
|---|---|---|
| 1 | Gmail | メールを開く |
| 2 | ブラウザ | 本文のリンクをクリック |
| 3 | スプレッドシート | タスク実績シートに11行増えているのを確認するだけ |
| # | ツール | 操作 |
|---|---|---|
| 1 | Gmail | メールを開く。今日やることが1件あると分かる |
| 2 | ブラウザ | 本文のリンクをクリックしてスプレッドシートを開く |
| 3 | スプレッドシート | タスク実績の該当行で節目名・対象を確認 |
| 4 | スプレッドシート | 顧客マスタで各顧客の締め日・送付方法・宛先を確認 |
| 5 | Gmail（新規作成） | 各顧客へ請求内容を尋ねる依頼メールを送る ★本当の仕事はここ |
| 6 | スプレッドシート | タスク実績に戻り、ステータスを「完了」、完了日を入力 |
このシステムは「いつ送るべきか」は教えますが、依頼メールの文面作成・送信そのものはGmailで行います。
| # | ツール | 操作 |
|---|---|---|
| 1 | スプレッドシート | 宛先マスタで総務の宛先を確認 |
| 2 | 社内チャット等 | 未提出者を確認し督促（Gmailに限らず社内の手段でよい） |
| 3 | Excel等 | 提出済み分だけで勤怠表を先行作成 |
| 4 | スプレッドシート | 2行ともステータスを更新 |
「どの手段でやるか」は現場の裁量です。システムが決めるのは「いつやるか」だけです。
10月末が土曜、11/3が文化の日にあたるため、この日に3件が集中します。
| # | ツール | 操作 |
|---|---|---|
| 1 | スプレッドシート | 顧客マスタで顧客別の請求書様式・送付方法を確認 |
| 2 | 会計ソフト等 | 実際の請求書を作成 ★まだ自動化されていない部分 |
| 3 | Gmail／郵送 | 顧客へ送付 |
| 4 | スプレッドシート | 3行それぞれステータスを更新 |
毎朝メールで「いつ」を知り、スプレッドシートで「何を」を確認し、普段のツールで実作業をして、終わったら記録する。